Der Kalender bündelt alle Buchungen Ihres Teams an einem Ort — sowohl manuell erstellte als auch von KI-Mitarbeitenden vorgenommene. Hier richten Sie außerdem Dienstleistungen, Fachkräfte und Arbeitszeiten ein, anhand derer die KI Kundinnen und Kunden freie Termine anbieten kann.
Wo Sie den Kalender finden
“Fachkräfte und Leistungen” → “← Zum Kalender” → “Buchungen einrichten”.
Diese Version umfasst Fachkräfte und Leistungen. Unterkunfts- und Tischbuchungen folgen nach dem öffentlichen Start als eigene Module.
Buchungen einrichten
- “Erste Leistung einrichten”.
- “Name der Dienstleistung”, “Dauer in Minuten” → “Weiter”.
- “Name des Spezialisten”, “Arbeitstage”, “Start”, “Ende” → “Weiter”.
- “Prüfen” → “Buchungseinrichtung bestätigen”.
Gespeicherte Leistungen, Fachkräfte und Arbeitszeiten werden wiederverwendet. Nach dem Speichern erscheint eine kompakte Übersicht. Bearbeiten Sie Leistungen einzeln und öffnen Sie die Arbeitszeiten einer Fachkraft für Änderungen, Pausen und freie Tage. Standorte werden einmal erfasst und den Fachkräften zugewiesen. Bestehende Termine bleiben erhalten.
“Buchungen mit dem Assistenten einrichten” — Mit dem Assistenten konfigurieren .
Kalender ansehen
“Tag” · “Woche” · “Liste”.
“Datum” · “Dienstleistung” · “Spezialist” · “Suchen” → “Anzeigen”.
Buchung erstellen
- Klicken Sie auf „＋ Neue Buchung“.
- Geben Sie „Kundenname“ ein und wählen Sie „Dienstleistung“ aus.
- Wählen Sie eine Fachkraft, das Datum und die Startzeit.
- Klicken Sie auf „Zeit prüfen“, um die Verfügbarkeit zu bestätigen.
- Klicken Sie auf „Buchung erstellen“.
Bei einem Besuch bei der Kundschaft tragen Sie die „Dienstleistungsadresse“ ein. Eine manuell erstellte Buchung erhält sofort den Status „Bestätigt“ und ist für das ganze Team sichtbar.
Buchung ändern
Klicken Sie im Kalender auf eine Buchung, um ihre Karte zu öffnen. Sie zeigt Uhrzeit, Fachkraft, Dienstleistung, Kommentar und wer die Buchung erstellt hat. Ist die Buchung mit einem Chat verknüpft, klicken Sie auf „Chat öffnen“.
Die verfügbaren Aktionen hängen vom Buchungsstatus ab:
- „Wartet auf Bestätigung“ — „Verschieben“, „Bestätigen“ oder „Buchung stornieren“;
- „Bestätigt“ — „Verschieben“, „Als erledigt markieren“, „Kunde ist nicht erschienen“ oder „Buchung stornieren“.
Zum Verschieben klicken Sie auf „Verschieben“, wählen ein neues Datum und eine neue Uhrzeit aus und klicken auf „Neue Zeit speichern“. Nach einer Stornierung ist die Zeit wieder verfügbar. Buchungen mit dem Status „Storniert“, „Abgeschlossen“ oder „Nicht erschienen“ bleiben im Verlauf erhalten.
Buchungen des KI-Mitarbeiters bestätigen
Wenn „Buchungen des KI-Mitarbeiters manuell bestätigen“ aktiviert ist (standardmäßig, unter „Was soll verwendet werden?“ im Buchungsmodul), hält der KI-Mitarbeiter den Termin frei und erklärt dem Kunden, dass das Team die Buchung bestätigen muss.
- Öffnen Sie „Zu bestätigen“ im Kalender. Auf der Startseite stehen Anfragen auch unter „Bestätigung nötig“. Suche und Filter gelten für die gesamte Liste; jede Seite zeigt bis zu 25 Anfragen.
- „Bestätigen“, „Absagen“ und „Kontakt“ sind direkt in jeder Zeile verfügbar. Nach der Bestätigung wird dem Kunden eine Nachricht gesendet und die Buchung erscheint in verbundenen iCal-Kalendern. Das Öffnen eines Gesprächs pausiert die KI nicht.
- Prüfen Sie beim Absagen im Dialog den Namen und die Uhrzeit und bestätigen Sie die Entscheidung. Der Termin wird frei, der Kunde wird informiert und das Gespräch wird Ihnen mit pausierter KI zugewiesen. Sie bleiben in der Liste und können das Gespräch aus der Ergebnismeldung öffnen.
Wählen Sie für eine Gruppe die Seite oder alle passenden Anfragen und dann „Ausgewählte Buchungen prüfen“. Prüfen Sie vor der Bestätigung die vollständige Liste. Bis zu 300 Anfragen lassen sich gleichzeitig auswählen; danach bearbeiten Sie die nächste Gruppe. Neue Anfragen kommen nicht automatisch hinzu. Von anderen geänderte Buchungen werden übersprungen und zur Prüfung angezeigt. Nach einem Verbindungsabbruch setzen Sie die gespeicherte Auswahl im selben Browser-Tab fort, ohne Bestätigungen oder Nachrichten zu duplizieren. Die Buchungskarte bietet für Anfragen eines KI-Mitarbeiters auch „Ablehnen“.
Eine Anfrage ohne Entscheidung wird zu ihrem Termin zurückgezogen, und der Kunde wird informiert. Instagram, Messenger und WhatsApp nehmen Nachrichten von Unternehmen nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an; ist diese Zeit vorbei, steht in der Buchungskarte, dass der Kunde nicht informiert wurde.
Gut zu wissen
- Alle Mitglieder des Unternehmens können den Kalender ansehen.
- Die Rollen „Inhaber“, „Administrator“ und „Mitarbeiter“ können Buchungen erstellen, verschieben und stornieren.
- Die Rollen „Inhaber“ und „Administrator“ können Dienstleistungen, Fachkräfte und Zeitpläne einrichten. Nur sie sehen die Schaltfläche „Buchungen einrichten“.
- Das Team und alle KI-Mitarbeitenden nutzen dieselben Buchungsdaten. Damit KI-Mitarbeitende Termine für Kundinnen und Kunden buchen können, erlauben Sie diese Aktion im Tab „Zugriff“.
- Im Kalender werden Uhrzeiten in der Zeitzone des Unternehmens angezeigt. Die Zeitzone steht oben auf der Seite „Buchungseinrichtung“ und lässt sich in den Unternehmenseinstellungen ändern.
- Ist das Modul pausiert, bleiben Verlauf und nicht abgeschlossene Buchungen verfügbar, neue Buchungen können jedoch nicht erstellt werden.