De agenda brengt alle afspraken van uw team op één plek samen, zowel afspraken die u hebt gemaakt als afspraken van AI-assistenten. Hier stelt u ook diensten, specialisten en werktijden in. De AI-assistent gebruikt deze gegevens om klanten beschikbare tijdstippen aan te bieden.
Waar vindt u dit?
“Specialisten en diensten” → “← Agenda” → “Boekingen instellen”.
Deze versie bevat specialisten en diensten. Accommodatie- en tafelreserveringen volgen na de publieke lancering als aparte modules.
Boekingen instellen
- “Eerste dienst instellen”.
- “Naam van dienst”, “Duur in minuten” → “Doorgaan”.
- “Naam van specialist”, “Werkdagen”, “Begin”, “Einde” → “Doorgaan”.
- “Controleren” → “Boekingsinstellingen bevestigen”.
Opgeslagen diensten, specialisten en werktijden worden hergebruikt. Na het opslaan verschijnt een compact overzicht. Bewerk een dienst afzonderlijk; open de werktijden van een specialist om het rooster te wijzigen of pauzes en vrije dagen toe te voegen. Locaties worden eenmaal ingevoerd en aan specialisten gekoppeld. Bestaande afspraken blijven behouden.
“Boekingen instellen met de assistent” — Configureren met de assistent .
De agenda bekijken
“Dag” · “Week” · “Lijst”.
“Datum” · “Dienst” · “Specialist” · “Zoeken” → “Tonen”.
Een boeking maken
- Klik op “＋ Nieuwe boeking”.
- Vul “Naam van de klant” in en kies “Dienst”.
- Kies een specialist, de datum en de begintijd.
- Klik op “Tijd controleren” om na te gaan of het tijdstip vrij is.
- Klik op “Boeking aanmaken”.
Vul voor een bezoek aan de klant het “Serviceadres” in. Een handmatig gemaakte boeking krijgt meteen de status “Bevestigd” en is zichtbaar voor het hele team.
Een boeking wijzigen
Klik op een boeking in de agenda om de kaart te openen. De kaart toont de tijd, specialist, dienst, opmerking en wie de boeking heeft gemaakt. Is de boeking aan een chat gekoppeld, klik dan op “Chat openen”.
Beschikbare acties hangen af van de status:
- “Wacht op bevestiging” — “Verplaatsen”, “Bevestigen” en “Boeking annuleren”;
- “Bevestigd” — “Verplaatsen”, “Markeren als afgerond”, “Klant is niet verschenen” en “Boeking annuleren”.
Klik op “Verplaatsen”, kies een nieuwe datum en tijd en klik op “Nieuwe tijd opslaan” om een boeking te verplaatsen. Na annulering komt het tijdstip weer vrij. Boekingen met de status “Geannuleerd”, “Afgerond” en “Niet verschenen” blijven in de geschiedenis staan.
Boekingen van de AI-assistent bevestigen
Als “Boekingen van de AI-assistent handmatig bevestigen” aanstaat (standaard, onder “Wat wilt u gebruiken?” in de boekingsmodule), houdt de AI-assistent de tijd vrij en vertelt de klant dat het team de boeking moet bevestigen.
- Open “Te bevestigen” in de agenda. Aanvragen staan ook op de startpagina onder “Wacht op bevestiging”. Zoeken en filters gelden voor de hele wachtrij; elke pagina toont maximaal 25 aanvragen.
- “Bevestigen”, “Annuleren” en “Contact” staan direct in elke rij. Bevestigen verstuurt een bericht naar de klant en voegt de boeking toe aan gekoppelde iCal-agenda’s. Een gesprek openen pauzeert de AI niet.
- Controleer bij annuleren de naam en tijd in het venster en bevestig. De tijd komt vrij, de klant krijgt bericht en het gesprek wordt aan u toegewezen met de AI op pauze. U blijft in de wachtrij en kunt het gesprek vanuit het resultaatbericht openen.
Selecteer voor een groep de pagina of alle overeenkomende aanvragen en kies “Geselecteerde boekingen controleren”. Controleer de volledige lijst voordat u bevestigt. U kunt maximaal 300 aanvragen tegelijk selecteren en daarna de volgende groep behandelen. Nieuwe aanvragen worden niet toegevoegd. Boekingen die iemand anders heeft gewijzigd worden overgeslagen en getoond ter controle. Na een verbindingsfout gaat u in hetzelfde browsertabblad verder met de opgeslagen selectie, zonder dubbele bevestigingen of berichten. De boekingskaart biedt voor een aanvraag van de AI-assistent ook “Afwijzen”.
Een aanvraag zonder besluit vervalt op het tijdstip zelf en de klant krijgt bericht. Instagram, Messenger en WhatsApp accepteren berichten van bedrijven alleen binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant; is die tijd voorbij, dan staat in de boekingskaart dat de klant niet op de hoogte is gebracht.
Goed om te weten
- Alle teamleden van het bedrijf kunnen de agenda bekijken.
- De eigenaar, beheerder en operator kunnen boekingen maken, verplaatsen en annuleren.
- De eigenaar en beheerder kunnen diensten, specialisten en roosters instellen. Alleen zij zien de knop “Boekingen instellen”.
- Boekingsgegevens worden gedeeld door het team en alle AI-assistenten. Schakel op het tabblad “Toegang” de boekingsactie in als een AI-assistent afspraken moet kunnen maken.
- Tijden in de agenda worden weergegeven in de tijdzone van het bedrijf. De tijdzone staat bovenaan de pagina “Boekingen instellen” en kan bij de bedrijfsinstellingen worden gewijzigd.
- Als de module is gepauzeerd, blijven de geschiedenis en onafgeronde boekingen beschikbaar, maar kunt u geen nieuwe boekingen maken.