Calendarul reunește într-un singur loc programările întregii echipe, atât cele create de dvs., cât și cele făcute de angajații AI. Tot aici configurați serviciile, specialiștii și programul de lucru, pe care AI le folosește pentru a le oferi clienților intervale libere.
Unde găsiți calendarul
“Specialiști și servicii” → “← Calendar” → “Configurați programările”.
Această versiune include specialiști și servicii. Rezervările de cazare și de mese vor deveni module separate după lansarea publică.
Configurarea programărilor
- “Configurează primul serviciu”.
- “Numele serviciului”, “Durată, în minute” → “Continuă”.
- “Numele specialistului”, “Zile lucrătoare”, “Început”, “Sfârșit” → “Continuă”.
- “Verificare” → “Confirmă configurarea programărilor”.
Serviciile, specialiștii și programul salvat sunt reutilizate. După salvare apare un rezumat compact. Editează fiecare serviciu separat; deschide programul specialistului pentru a-l modifica sau a adăuga pauze și zile libere. Locațiile sunt introduse o singură dată și atribuite specialiștilor. Programările existente sunt păstrate.
“Configurați programările cu ajutorul asistentului” — Configurează cu ajutorul asistentului .
Vizualizarea calendarului
“Zi” · “Săptămână” · “Listă”.
“Dată” · “Serviciu” · “Specialist” · “Caută” → “Afișează”.
Crearea unei programări
- Faceți clic pe „＋ Programare nouă”.
- Introduceți „Numele clientului” și selectați „Serviciu”.
- Alege un specialist, data și ora de început.
- Faceți clic pe „Verifică ora” pentru a vă asigura că intervalul este liber.
- Faceți clic pe „Creează o programare”.
Pentru o vizită la client, introduceți „Adresa serviciului”. O programare creată manual primește imediat starea „Confirmată” și este vizibilă întregii echipe.
Modificarea unei programări
Faceți clic pe o programare din calendar pentru a-i deschide cardul. Acesta afișează ora, specialistul, serviciul, comentariul și persoana care a creat programarea. Dacă programarea este asociată unui chat, faceți clic pe „Deschide chatul”.
Acțiunile disponibile depind de starea programării:
- „Așteaptă confirmarea” — „Reprogramează”, „Confirmă” și „Anulează programarea”;
- „Confirmată” — „Reprogramează”, „Marchează ca finalizată”, „Clientul nu s-a prezentat” și „Anulează programarea”.
Pentru reprogramare, faceți clic pe „Reprogramează”, alegeți o dată și oră nouă, apoi faceți clic pe „Salvează ora nouă”. După anulare, intervalul redevine liber. Programările cu stările „Anulată”, „Finalizată” și „Neprezentare” rămân în istoric.
Confirmarea programărilor angajatului AI
Când „Confirmați manual programările angajatului AI” este activă (implicit, în „Ce trebuie folosit” din modulul de programări), angajatul AI păstrează ora și îi explică clientului că echipa trebuie să confirme programarea.
- Deschideți „De confirmat” în calendar. Cererile apar și pe pagina principală în „Necesită confirmare”. Căutarea și filtrele acoperă toată lista; fiecare pagină afișează până la 25 de cereri.
- „Confirmă”, „Anulează” și „Contactează” sunt disponibile pe fiecare rând. Confirmarea pornește trimiterea unui mesaj către client și adaugă programarea în calendarele iCal conectate. Deschiderea conversației nu pune AI în pauză.
- Pentru anulare, verificați numele și ora în dialog și confirmați. Ora se eliberează, clientul este anunțat, iar conversația vă este atribuită cu AI în pauză. Rămâneți în listă și puteți deschide conversația din mesajul de rezultat.
Pentru un grup, selectați pagina sau toate cererile potrivite și alegeți „Verifică rezervările selectate”. Verificați lista completă înainte de confirmare. Puteți selecta până la 300 de cereri odată, apoi continuați cu grupul următor. Cererile noi nu sunt adăugate. Programările modificate de altcineva sunt omise și afișate pentru verificare. După întreruperea conexiunii, continuați selecția salvată în aceeași filă a browserului, fără confirmări sau mesaje duplicate. Fișa unei cereri a angajatului AI oferă și „Refuzați”.
O cerere fără decizie se retrage la ora ei, iar clientul este anunțat. Instagram, Messenger și WhatsApp acceptă mesaje de la firme doar în 24 de ore de la ultimul mesaj al clientului; dacă acest timp a trecut, cardul programării arată că clientul nu a fost anunțat.
De reținut
- Toți membrii companiei pot vedea calendarul.
- Proprietarul, administratorul și operatorul pot crea, reprograma și anula programări.
- Proprietarul și administratorul pot configura servicii, specialiști și programe. Numai ei văd butonul „Configurați programările”.
- Datele programărilor sunt comune echipei și tuturor angajaților AI. Pentru a permite unui angajat AI să facă programări, activați această acțiune în fila „Acces”.
- Orele din calendar sunt afișate în fusul orar al companiei. Fusul orar este indicat în partea de sus a paginii „Configurarea programărilor” și poate fi schimbat în setările companiei.
- Dacă modulul este suspendat, istoricul și programările nefinalizate rămân disponibile, dar nu puteți crea programări noi.