Le calendrier regroupe au même endroit les réservations de toute l’équipe, qu’elles aient été créées par vous ou par les employés IA. Vous pouvez également y configurer les services, les spécialistes et les horaires afin que l’IA propose aux clients les créneaux disponibles.
Où trouver le calendrier
“Spécialistes et services” → “← Calendrier” → “Configurer les réservations”.
Cette version comprend les spécialistes et les services. Les réservations d’hébergements et de tables seront des modules distincts après le lancement public.
Configurer les réservations
- “Configurer le premier service”.
- “Nom du service”, “Durée, en minutes” → “Continuer”.
- “Nom du spécialiste”, “Jours ouvrés”, “Début”, “Fin” → “Continuer”.
- “Vérification” → “Confirmer la configuration des réservations”.
Les services, spécialistes et horaires enregistrés sont réutilisés. Après l’enregistrement, un aperçu compact s’affiche. Modifiez chaque service séparément ; ouvrez les horaires d’un spécialiste pour les modifier ou ajouter des pauses et jours de repos. Les lieux sont saisis une seule fois, puis associés aux spécialistes. Les rendez-vous existants sont conservés.
“Configurer les réservations avec l’assistant” — Configurer avec l’assistant .
Consulter le calendrier
“Jour” · “Semaine” · “Liste”.
“Date” · “Service” · “Spécialiste” · “Rechercher” → “Afficher”.
Créer une réservation
- Cliquez sur « ＋ Nouvelle réservation ».
- Saisissez le « Nom du client » et choisissez le « Service ».
- Choisissez un spécialiste, la date et l’heure de début.
- Cliquez sur « Vérifier l’horaire » pour vous assurer que le créneau est libre.
- Cliquez sur « Créer une réservation ».
Pour une prestation chez le client, renseignez l’« Adresse de prestation ». Une réservation créée manuellement reçoit immédiatement le statut « Confirmée » et est visible par toute l’équipe.
Modifier une réservation
Cliquez sur une réservation dans le calendrier pour ouvrir sa fiche. Elle indique l’heure, le spécialiste, le service, le commentaire et l’auteur de la réservation. Si elle est liée à un chat, cliquez sur « Ouvrir le chat ».
Les actions disponibles dépendent du statut de la réservation :
- « En attente de confirmation » — « Modifier la date », « Confirmer », « Annuler la réservation » ;
- « Confirmée » — « Modifier la date », « Marquer comme terminé », « Le client ne s’est pas présenté », « Annuler la réservation ».
Pour modifier une réservation, cliquez sur « Modifier la date », choisissez une nouvelle date et une nouvelle heure, puis cliquez sur « Enregistrer le nouvel horaire ». Après une annulation, le créneau redevient disponible. Les réservations aux statuts « Annulée », « Terminée » et « Absence » restent dans l’historique.
Confirmer les réservations de l’employé IA
Lorsque « Confirmer manuellement les réservations de l’employé IA » est activé (par défaut, dans « Éléments à utiliser » du module de réservations), l’employé IA garde le créneau et explique au client que l’équipe doit confirmer la réservation.
- Ouvrez « À confirmer » dans le calendrier. Les demandes figurent aussi sur la page d’accueil dans « À confirmer ». La recherche et les filtres portent sur toute la liste ; chaque page affiche jusqu’à 25 demandes.
- « Confirmer », « Annuler » et « Contacter » sont accessibles dans chaque ligne. La confirmation déclenche l’envoi d’un message au client et ajoute la réservation aux calendriers iCal connectés. Ouvrir la conversation ne met pas l’IA en pause.
- Pour annuler, vérifiez le nom et l’heure dans la fenêtre de confirmation, puis validez. Le créneau est libéré, le client est prévenu et la conversation vous est attribuée avec l’IA en pause. Vous restez dans la liste et pouvez ouvrir la conversation depuis le message de résultat.
Pour un groupe, sélectionnez la page ou toutes les demandes correspondantes, puis choisissez « Vérifier les réservations sélectionnées ». Vérifiez la liste complète avant de confirmer. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 300 demandes à la fois, puis passer au groupe suivant. Les nouvelles demandes ne sont pas ajoutées. Les réservations modifiées par une autre personne sont ignorées et affichées pour vérification. Après une coupure de connexion, reprenez la sélection enregistrée dans le même onglet du navigateur, sans doubler les confirmations ni les messages. La fiche d’une demande de l’employé IA propose également « Refuser ».
Une demande sans décision est retirée à son horaire et le client est prévenu. Instagram, Messenger et WhatsApp n’acceptent les messages des entreprises que dans les 24 heures suivant le dernier message du client ; passé ce délai, la fiche de la réservation indique que le client n’a pas été prévenu.
Bon à savoir
- Tous les membres de l’entreprise peuvent consulter le calendrier.
- Les rôles de propriétaire, d’administrateur et d’opérateur peuvent créer, modifier et annuler des réservations.
- Les rôles de propriétaire et d’administrateur peuvent configurer les services, les spécialistes et les horaires. Eux seuls voient le bouton « Configurer les réservations ».
- Les réservations sont partagées par l’équipe et tous les employés IA. Pour autoriser un employé IA à prendre des réservations, activez cette action dans l’onglet « Accès ».
- Les heures du calendrier suivent le fuseau horaire de l’entreprise. Il est indiqué en haut de la page « Configuration des réservations » et peut être modifié dans les paramètres de l’entreprise.
- Si le module est en pause, l’historique et les réservations en cours restent accessibles, mais vous ne pouvez pas en créer de nouvelles.