Les modules ajoutent à votre compte des espaces de travail pour l’équipe : un calendrier de réservations et une file commune de questions de clients. Connectez d’abord un module à l’entreprise, puis autorisez les employés IA à utiliser ses actions.
Cette version comprend les spécialistes et les services. Les réservations d’hébergements et de tables seront des modules distincts après le lancement public.
Où trouver les modules
Ouvrez « Modules » dans le menu supérieur. La page « Modules de l’entreprise » comporte quatre cartes : « Spécialistes et services », « Demandes d’assistance », « Clients » et « Intégrations ». Le coin de chaque carte indique l’état du module : « Non connecté », « Connecté » ou « En pause ». Le module « Clients » est décrit dans Clients et fiches client. Le module « Intégrations » est décrit dans Intégrations et webhooks.
Fonctions des modules
“Spécialistes et services” — Services, spécialistes et horaires. Gérez les rendez-vous et les visites à domicile dans un seul calendrier.
- d’un calendrier d’équipe et de créneaux disponibles ;
- de la création, du changement et de l’annulation de réservations ;
- des coordonnées du client et du chat à côté de la réservation.
« Demandes » permet à l’équipe de traiter les questions des clients :
- une file commune de questions ;
- le transfert d’une conversation à une personne ;
- des responsables, des notes et des notifications.
Une fois « Spécialistes et services » connecté, l’option « Calendrier » apparaît dans le menu supérieur. Elle n’apparaît pas lorsque le module est déconnecté ou en pause. Avec le module « Demandes », la section « Boîte de réception » comporte l’onglet « Demandes » ; les autres chats restent dans l’onglet « Toutes les conversations ».
“Intégrations” — envoie les événements de l'entreprise à vos propres systèmes par webhook et tient le journal des événements.
- Les événements de l'entreprise arrivent dans vos systèmes par webhook;
- Un journal de tout ce qui s'est passé, avec export CSV et JSON;
- Destinataires, secret de signature et historique des envois au même endroit.
La section n’a pas d’entrée propre dans le menu supérieur : cliquez sur « Ouvrir les intégrations » sur la carte du module connecté. L'envoi s'arrête et les événements manqués pendant la pause ne seront pas renvoyés à la reprise. Les destinataires restent configurés et le journal des événements continue d'être tenu.
Connecter un module
- Ouvrez « Modules ».
- Sur la carte du module voulu, cliquez sur « Connecter ».
- Si l’entreprise n’a pas encore d’employé IA, la carte propose « Créer votre premier employé IA ? ». Cliquez sur « Connecter et créer un employé IA » ou « Connecter sans employé IA ».
- Consultez le bloc « Données de l’entreprise ». Si une liste « À ajouter : » apparaît, renseignez les éléments indiqués.
- Pour les réservations, cliquez sur « Configurer les réservations » et ajoutez les services, les spécialistes et les heures de travail.
Pour prendre des rendez-vous, ajoutez un service, choisissez un spécialiste et confirmez ses horaires.
Un nouvel employé IA créé avec le module obtient immédiatement l’accès aux actions correspondantes. Avant qu’il ne travaille avec les clients, choisissez un canal et un mode de réponse.
Choisir les activités du module
- Sur la carte d’un module connecté, ouvrez « Éléments à utiliser ».
- Sélectionnez les options voulues :
- “Spécialistes et services”: “ Rendez-vous pour un service”, “ Services sur place”;
- pour l’assistance : « Conversations traitées par une personne ou par l’IA » et « Demandes d’assistance ».
- Cliquez sur « Enregistrer les paramètres ».
Au moins une option doit rester sélectionnée.
Autoriser un employé IA à utiliser un module
Un module est partagé par toute l’entreprise. À lui seul, il ne permet pas à un employé IA de prendre des réservations ou de créer des demandes d’assistance. Ces actions doivent être activées séparément pour chaque employé.
- Dans le bloc « Employés IA » de la carte, cliquez sur « Accès de l’employé ». Si aucun employé n’existe, un bouton « Créer un employé IA » apparaît à cet endroit.
- Sélectionnez un employé et ouvrez l’onglet « Accès ».
- Dans la section « Modules et actions », sélectionnez les actions voulues.
- Cliquez sur « Appliquer ».
Le bloc « Employés IA » de la carte du module indique combien d’employés l’utilisent déjà et les étapes restantes, par exemple la connexion d’un canal.
Le bouton « Configurer avec l’assistant » ouvre l’« Assistant de configuration » avec une tâche déjà définie pour ce module.
Mettre un module en pause ou le reprendre
- Sur la carte du module, ouvrez « Suspendre le module ».
- Cliquez sur « Mettre en pause ».
Les réservations, les demandes d’assistance et l’accès de l’équipe à l’historique sont conservés, mais les employés IA cessent d’effectuer de nouvelles actions du module. Les données enregistrées sont accessibles depuis la carte avec le bouton « Ouvrir le calendrier » ou « Ouvrir les demandes ».
Pour réactiver le module, cliquez sur « Reprendre ». La section réapparaît dans le menu et les paramètres d’accès des employés restent inchangés.
Bon à savoir
- Les rôles de propriétaire et d’administrateur peuvent connecter, configurer et mettre en pause les modules. Les opérateurs et les observateurs voient les cartes sans boutons de gestion.
- Les paramètres d’un module sont partagés par toute l’entreprise. Les actions autorisées pour un employé IA se choisissent dans son onglet « Accès ».
- Les réponses aux questions sur l’entreprise fonctionnent sans module. Le bloc « Disponible maintenant » au bas de la page l’indique ; ajoutez des informations avec le bouton « Ajouter des informations ».
- Une fois un module connecté, un bloc « Travail d’équipe » présentant un bref résumé apparaît sur la page « Accueil ».
- Pour en savoir plus, consultez Configurer le calendrier et les réservations et Demandes d’assistance des clients et notifications.