Il calendario raccoglie in un unico posto tutte le prenotazioni del team, sia quelle create da te sia quelle effettuate dai dipendenti IA. Qui puoi anche configurare servizi, specialisti e orari di lavoro, così l’IA può proporre ai clienti fasce orarie libere.
Dove trovarlo
“Specialisti e servizi” → “← Calendario” → “Configura le prenotazioni”.
Questa versione include specialisti e servizi. Le prenotazioni di alloggi e tavoli saranno moduli separati dopo il lancio pubblico.
Come configurare le prenotazioni
- “Configura il primo servizio”.
- “Nome del servizio”, “Durata, in minuti” → “Continua”.
- “Nome dello specialista”, “Giorni lavorativi”, “Inizio”, “Fine” → “Continua”.
- “Verifica” → “Conferma la configurazione delle prenotazioni”.
I servizi, gli specialisti e gli orari salvati vengono riutilizzati. Dopo il salvataggio appare un riepilogo compatto. Modifica ogni servizio separatamente; apri gli orari dello specialista per cambiarli o aggiungere pause e giorni liberi. Le sedi si inseriscono una volta e si assegnano agli specialisti. Gli appuntamenti esistenti vengono conservati.
“Configura le prenotazioni con l’assistente” — Configura con l’assistente .
Come consultare il calendario
“Giorno” · “Settimana” · “Elenco”.
“Data” · “Servizio” · “Specialista” · “Cerca” → “Mostra”.
Come creare una prenotazione
- Fai clic su “＋ Nuova prenotazione”.
- Inserisci “Nome del cliente” e scegli “Servizio”.
- Scegli uno specialista, la data e l’ora di inizio.
- Fai clic su “Verifica l’orario” per controllare che sia libero.
- Fai clic su “Crea prenotazione”.
Per una visita a domicilio, inserisci “Indirizzo del servizio”. Una prenotazione creata manualmente risulta subito “Confermata” ed è visibile a tutto il team.
Come modificare una prenotazione
Fai clic sulla prenotazione nel calendario per aprirne la scheda. La scheda mostra orario, specialista, servizio, commento e autore della prenotazione. Se è collegata a una chat, fai clic su “Apri chat”.
Le azioni disponibili dipendono dallo stato:
- “In attesa di conferma” — “Riprogramma”, “Conferma”, “Annulla prenotazione”;
- “Confermata” — “Riprogramma”, “Segna come completato”, “Il cliente non si è presentato”, “Annulla prenotazione”.
Per spostare una prenotazione, fai clic su “Riprogramma”, scegli nuova data e orario e poi “Salva il nuovo orario”. Dopo l’annullamento l’orario torna libero. Le prenotazioni con stato “Annullata”, “Completata” e “Assente” restano nella cronologia.
Confermare le prenotazioni del dipendente IA
Quando “Conferma manualmente le prenotazioni del dipendente IA” è attivo (per impostazione predefinita, in “Cosa usare” nel modulo prenotazioni), il dipendente IA tiene libero l’orario e spiega al cliente che il team deve confermare la prenotazione.
- Apri “Da confermare” nel calendario. Le richieste sono visibili anche nella pagina iniziale, in “Da confermare”. La ricerca e i filtri riguardano tutta la coda; ogni pagina mostra fino a 25 richieste.
- “Conferma”, “Annulla” e “Contatta” sono disponibili in ogni riga. La conferma avvia l’invio di un messaggio al cliente e aggiunge la prenotazione ai calendari iCal collegati. Aprire la conversazione non mette in pausa l’IA.
- Per annullare, verifica il nome e l’orario nella finestra e conferma. L’orario si libera, il cliente viene avvisato e la conversazione passa a te con l’IA in pausa. Rimani nella coda e puoi aprire la conversazione dal messaggio di risultato.
Per un gruppo, seleziona la pagina o tutte le richieste corrispondenti, poi scegli “Verifica le prenotazioni selezionate”. Controlla l’elenco completo prima di confermare. Puoi selezionare fino a 300 richieste alla volta e poi passare al gruppo successivo. Le nuove richieste non vengono aggiunte. Le prenotazioni modificate da un’altra persona vengono saltate e mostrate per la verifica. Dopo un’interruzione della connessione, riprendi la selezione salvata nella stessa scheda del browser, senza duplicare conferme o messaggi. La scheda di una richiesta del dipendente IA offre anche “Rifiuta”.
Una richiesta senza decisione viene ritirata al suo orario e il cliente viene avvisato. Instagram, Messenger e WhatsApp accettano messaggi delle attività solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente; trascorso questo tempo, la scheda della prenotazione indica che il cliente non è stato avvisato.
Da sapere
- Tutti i membri dell’attività possono consultare il calendario.
- Proprietario, Amministratore e Operatore possono creare, spostare e annullare prenotazioni.
- Solo Proprietario e Amministratore possono configurare servizi, specialisti e orari. Solo loro vedono il pulsante “Configura le prenotazioni”.
- I dati delle prenotazioni sono condivisi dal team e da tutti i dipendenti IA. Per consentire a un dipendente IA di prenotare per i clienti, autorizza l’azione nella scheda “Accesso”.
- Nel calendario gli orari seguono il fuso dell’attività, indicato in cima alla pagina “Configurazione delle prenotazioni”. Puoi cambiarlo nelle impostazioni dell’attività.
- Se il modulo è in pausa, la cronologia e le prenotazioni non completate restano disponibili, ma non puoi creare nuove prenotazioni.