Kalendarz gromadzi w jednym miejscu rezerwacje całego zespołu — zarówno utworzone przez Ciebie, jak i przez pracowników AI. Tutaj skonfigurujesz również usługi, specjalistów i godziny pracy, aby AI mogła proponować klientom wolne terminy.
Gdzie znaleźć kalendarz
“Specjaliści i usługi” → “← Kalendarz” → “Skonfiguruj rezerwacje”.
Ta wersja obejmuje specjalistów i usługi. Rezerwacje noclegów i stolików pojawią się jako osobne moduły po publicznym uruchomieniu.
Jak skonfigurować rezerwacje
- “Skonfiguruj pierwszą usługę”.
- “Nazwa usługi”, “Czas trwania w minutach” → “Kontynuuj”.
- “Imię i nazwisko specjalisty”, “Dni robocze”, “Rozpocznij”, “Koniec” → “Kontynuuj”.
- “Sprawdzenie” → “Potwierdź konfigurację rezerwacji”.
Zapisane usługi, specjaliści i godziny pracy są wykorzystywane ponownie. Po zapisaniu pojawia się zwięzłe podsumowanie. Każdą usługę edytuje się osobno; w godzinach pracy specjalisty można zmienić grafik oraz dodać przerwy i dni wolne. Miejsca wprowadza się raz i przypisuje specjalistom. Istniejące rezerwacje pozostają zachowane.
“Skonfiguruj rezerwacje z asystentem” — Skonfiguruj z asystentem .
Jak przeglądać kalendarz
“Dzień” · “Tydzień” · “Lista”.
“Data” · “Usługa” · “Specjalista” · “Szukaj” → “Pokaż”.
Jak utworzyć rezerwację
- Kliknij „＋ Nowa rezerwacja”.
- Wpisz „Imię i nazwisko klienta” i wybierz „Usługa”.
- Wybierz specjalistę, datę i godzinę rozpoczęcia.
- Kliknij „Sprawdź termin”, aby upewnić się, że jest wolny.
- Kliknij „Utwórz rezerwację”.
W przypadku wizyty u klienta podaj „Adres usługi”. Ręcznie utworzona rezerwacja od razu otrzymuje status „Potwierdzono” i jest widoczna dla całego zespołu.
Jak zmienić rezerwację
Kliknij rezerwację w kalendarzu, aby otworzyć jej kartę. Zobaczysz w niej godzinę, specjalistę, usługę, komentarz i osobę, która utworzyła rezerwację. Jeśli rezerwacja jest połączona z czatem, kliknij „Otwórz czat”.
Dostępne działania zależą od statusu rezerwacji:
- „Oczekuje na potwierdzenie” — „Zmień termin”, „Potwierdź”, „Anuluj rezerwację”;
- „Potwierdzono” — „Zmień termin”, „Oznacz jako zrealizowane”, „Klient nie przyszedł”, „Anuluj rezerwację”.
Aby zmienić termin, kliknij „Zmień termin”, wybierz nową datę i godzinę, a następnie kliknij „Zapisz nowy termin”. Po anulowaniu termin ponownie staje się wolny. Rezerwacje ze statusami „Anulowano”, „Zakończono” i „Nieobecność klienta” pozostają w historii.
Potwierdzanie rezerwacji pracownika AI
Gdy opcja „Potwierdzaj ręcznie rezerwacje pracownika AI” jest włączona (domyślnie, w „Z czego skorzystać” w module rezerwacji), pracownik AI zatrzymuje termin i informuje klienta, że zespół musi potwierdzić rezerwację.
- Otwórz „Do potwierdzenia” w kalendarzu. Zgłoszenia są też na stronie głównej w „Wymaga potwierdzenia”. Wyszukiwanie i filtry obejmują całą kolejkę; na stronie widać do 25 zgłoszeń.
- „Potwierdź”, „Anuluj” i „Kontakt” są dostępne w każdym wierszu. Potwierdzenie uruchamia wysłanie wiadomości do klienta i dodaje rezerwację do połączonych kalendarzy iCal. Otwarcie rozmowy nie wstrzymuje AI.
- Aby anulować, sprawdź imię i godzinę w oknie dialogowym i potwierdź. Termin zostanie zwolniony, klient otrzyma wiadomość, a rozmowa trafi do Ciebie z wstrzymaną AI. Pozostaniesz w kolejce i możesz otworzyć rozmowę z komunikatu o wyniku.
Dla grupy wybierz stronę lub wszystkie pasujące zgłoszenia, a następnie „Sprawdź wybrane rezerwacje”. Sprawdź całą listę przed potwierdzeniem. Jednocześnie możesz wybrać do 300 zgłoszeń, a potem przejść do kolejnej grupy. Nowe zgłoszenia nie są dodawane. Rezerwacje zmienione przez inną osobę zostaną pominięte i pokazane do sprawdzenia. Po utracie połączenia kontynuuj zapisany wybór w tej samej karcie przeglądarki, bez podwójnych potwierdzeń ani wiadomości. Karta zgłoszenia pracownika AI oferuje też „Odrzuć”.
Prośba bez decyzji zostaje wycofana w swoim terminie, a klient dostaje wiadomość. Instagram, Messenger i WhatsApp przyjmują wiadomości firm tylko w ciągu 24 godzin od ostatniej wiadomości klienta; jeśli ten czas minął, karta rezerwacji pokaże, że klient nie dostał wiadomości.
Warto wiedzieć
- Kalendarz mogą przeglądać wszyscy członkowie firmy.
- Właściciel, Administrator i Operator mogą tworzyć, przekładać i anulować rezerwacje.
- Usługi, specjalistów i harmonogramy mogą konfigurować Właściciel i Administrator. Tylko oni widzą przycisk „Skonfiguruj rezerwacje”.
- Dane rezerwacji są wspólne dla zespołu i wszystkich pracowników AI. Aby pracownik AI mógł rezerwować wizyty klientom, włącz to działanie na karcie „Dostęp”.
- Godziny w kalendarzu są podawane w strefie czasowej firmy. Strefa widnieje u góry strony „Konfiguracja rezerwacji”; możesz zmienić ją w ustawieniach firmy.
- Gdy moduł jest wstrzymany, historia i niezakończone rezerwacje pozostają dostępne, ale nie można tworzyć nowych.