O calendário reúne num só lugar as marcações de toda a equipa, tanto as criadas por pessoas como as feitas pelos assistentes de IA. É também onde configura serviços, especialistas e horários de trabalho para a IA propor horários disponíveis aos clientes.
Onde encontrar
“Especialistas e serviços” → “← Calendário” → “Configurar marcações”.
Esta versão inclui especialistas e serviços. As reservas de alojamento e de mesas serão módulos separados após o lançamento público.
Configurar as marcações
- “Configurar o primeiro serviço”.
- “Nome do serviço”, “Duração, minutos” → “Continuar”.
- “Nome do especialista”, “Dias úteis”, “Início”, “Fim” → “Continuar”.
- “Rever” → “Confirmar configuração de marcações”.
Os serviços, especialistas e horários guardados são reutilizados. Depois de guardar, aparece um resumo compacto. Edite cada serviço separadamente; abra o horário de um especialista para o alterar ou adicionar pausas e folgas. Os locais são introduzidos uma vez e associados aos especialistas. As marcações existentes são preservadas.
“Configurar marcações com o assistente” — Configurar com o assistente .
Consultar o calendário
“Dia” · “Semana” · “Lista”.
“Data” · “Serviço” · “Especialista” · “Pesquisar” → “Mostrar”.
Criar uma marcação
- Clique em «＋ Nova marcação».
- Introduza o «Nome do cliente» e escolha «Serviço».
- Escolha um especialista, a data e a hora de início.
- Clique em «Verificar horário» para confirmar que está disponível.
- Clique em «Criar marcação».
Para uma visita ao cliente, introduza o «Endereço do serviço». Uma marcação criada manualmente recebe imediatamente o estado «Confirmada» e fica visível para toda a equipa.
Alterar uma marcação
Clique numa marcação no calendário para abrir o cartão. Este apresenta a hora, o especialista, o serviço, o comentário e quem criou a marcação. Se estiver associada a um chat, clique em «Abrir chat».
As ações disponíveis dependem do estado da marcação:
- «A aguardar confirmação» — «Alterar marcação», «Confirmar» e «Cancelar marcação»;
- «Confirmada» — «Alterar marcação», «Marcar como concluído», «Cliente não compareceu» e «Cancelar marcação».
Para reagendar, clique em «Alterar marcação», escolha a nova data e hora e clique em «Guardar novo horário». Depois do cancelamento, o horário fica novamente disponível. As marcações com o estado «Cancelada», «Concluída» ou «Não compareceu» permanecem no histórico.
Confirmar as marcações do assistente de IA
Com «Confirmar manualmente as marcações do assistente de IA» ativo (por predefinição, em «O que utilizar» no módulo de marcações), o assistente de IA guarda o horário e explica ao cliente que a equipa precisa de confirmar a marcação.
- Abra «Por confirmar» no calendário. Os pedidos também aparecem na página inicial em «Por confirmar». A pesquisa e os filtros abrangem toda a fila; cada página mostra até 25 pedidos.
- «Confirmar», «Cancelar» e «Contactar» estão disponíveis em cada linha. A confirmação inicia o envio de uma mensagem ao cliente e adiciona a marcação aos calendários iCal ligados. Abrir a conversa não coloca a IA em pausa.
- Para cancelar, confira o nome e a hora no diálogo e confirme. O horário fica livre, o cliente é avisado e a conversa passa para si com a IA em pausa. Permanece na fila e pode abrir a conversa a partir da mensagem de resultado.
Para um grupo, selecione a página ou todos os pedidos correspondentes e escolha «Rever reservas selecionadas». Confira a lista completa antes de confirmar. Pode selecionar até 300 pedidos de cada vez e depois tratar o grupo seguinte. Novos pedidos não são adicionados. Marcações alteradas por outra pessoa são ignoradas e mostradas para verificação. Se a ligação falhar, continue com a seleção guardada no mesmo separador do navegador, sem duplicar confirmações nem mensagens. O cartão de um pedido do assistente de IA também apresenta «Recusar».
Um pedido sem decisão é retirado à sua hora e o cliente é avisado. O Instagram, o Messenger e o WhatsApp só aceitam mensagens da empresa nas 24 horas seguintes à última mensagem do cliente; se esse prazo tiver passado, o cartão da marcação indica que o cliente não foi avisado.
Informações úteis
- Todos os membros da empresa podem consultar o calendário.
- Proprietários, Administradores e Operadores podem criar, alterar e cancelar marcações.
- Proprietários e Administradores podem configurar serviços, especialistas e horários. Só estes veem o botão «Configurar marcações».
- Os dados das marcações são partilhados pela equipa e por todos os assistentes de IA. Para permitir que um assistente marque atendimentos, ative essa ação no separador «Acessos».
- As horas do calendário são apresentadas no fuso horário da empresa. O fuso é indicado no topo da página «Configuração de marcações» e pode ser alterado nas definições da empresa.
- Se o módulo estiver pausado, o histórico e as marcações por concluir continuam disponíveis, mas não é possível criar novas marcações.