Carica i file che la tua attività già possiede: un listino, un menu, regole, un orario o una foto dell’insegna. Dopo l’elaborazione, i dipendenti IA potranno consultarli per rispondere; puoi anche trasferire nella base di conoscenze le informazioni individuate.
Dove trovarli
- Apri “Base di conoscenza” dal menu superiore.
- Scegli la sezione “Documenti”.
Formati supportati
- documenti: PDF, Word (DOCX), ODT, TXT e Markdown;
- fogli di calcolo: Excel (XLSX e XLS), ODS e CSV;
- immagini: JPG, PNG e WebP.
Ogni file può avere dimensione massima di 10 MB e puoi caricare al massimo 5 file alla volta. Un PDF può contenere fino a 100 pagine. Salva i file di testo e CSV con codifica UTF-8.
Non sono supportati:
- file DOC, RTF, PPTX, XLSM, XLSB e Numbers. Aprili nell’applicazione con cui sono stati creati e salvali come PDF o DOCX; per i fogli di calcolo usa XLSX;
- file protetti da password: rimuovi la protezione e caricali di nuovo;
- file con macro: salvali senza macro;
- archivi come ZIP: carica singolarmente i file contenuti.
Come caricare i file
- Fai clic su “Aggiungi”.
- Fai clic su “Seleziona documenti” e scegli da 1 a 5 file.
- Fai clic su “Carica”.
Compare il messaggio “File accettati. L’elaborazione continuerà in background.”. Se un file non è adatto, la pagina ne mostra il nome e il motivo.
Stati dei documenti
- “Elaborazione in corso” — il file è in fase di lettura;
- “Riconoscimento del testo…” — viene riconosciuto il testo contenuto nell’immagine;
- “Aggiornamento in corso” — è in elaborazione una nuova versione dopo la sostituzione;
- “Pronto” — il documento è disponibile per i dipendenti IA;
- “Impossibile elaborare” — il file non è stato letto; un suggerimento spiega come risolvere. Per le foto lo stato è “Impossibile riconoscere il testo”; per una sostituzione, “Impossibile sostituire”;
- “È richiesta la conferma del sito web” — le informazioni raccolte dal sito attendono la revisione.
Il testo nelle foto e nelle scansioni viene riconosciuto automaticamente. Se una foto non viene riconosciuta, scattala più da vicino e frontalmente, con una buona illuminazione. Vengono riconosciute anche le immagini incorporate nei PDF, fino a 10 per documento. Le immagini piccole, come i loghi, vengono ignorate.
I fogli Excel e ODS vengono letti riga per riga. I fogli con le stesse colonne vengono uniti; gli altri vengono ignorati. I nomi dei fogli compaiono nell’anteprima.
Come controllare le informazioni individuate
Un documento pronto è subito disponibile ai dipendenti IA. Inoltre, la piattaforma cerca nel documento informazioni da proporre per la base di conoscenze, per esempio servizi e prezzi. Nessun dato viene modificato senza la tua conferma.
- Sotto il documento, fai clic su “Esamina modifiche”. Il numero di modifiche individuate è indicato accanto.
- Ogni modifica mostra “Prima” e “Diventerà”. Deseleziona tutto ciò che non vuoi aggiungere.
- Fai clic su “Applica selezionati”.
Se non vengono proposte modifiche, sotto il documento compare un link: “Visualizza il testo estratto”, “Visualizza il testo riconosciuto” oppure “Visualizza tabella”. L’anteprima dei fogli di calcolo mostra le prime 50 righe.
Come aprire, sostituire o eliminare un documento
Fai clic su “•••” nella riga del documento e scegli un’azione:
- “Apri” — visualizza il file in una nuova scheda;
- “Scarica” — salva il file originale;
- “Sostituisci” — carica una nuova versione. Seleziona il file e fai clic su “Salva sostituzione”. L’accesso dei dipendenti IA resta attivo e il vecchio file continua a funzionare mentre viene elaborato quello nuovo;
- “Elimina” — sposta il documento nella sezione “Cestino”.
Cestino
I documenti nel “Cestino” non vengono usati nelle risposte. Per ciascuno è indicata la data di eliminazione automatica. Fino a quel momento puoi recuperarlo con il pulsante “Ripristina”.
Per impostazione predefinita, un documento resta nel cestino per 30 giorni. Puoi modificare il periodo nella sezione “Profilo e contatti”, riquadro “Conservazione dei documenti”. Per i dettagli, consulta Impostazioni dell’attività.
Altri modi per aggiungere un documento
- Nell’“Assistente alla configurazione”, fai clic su “+” accanto al campo del messaggio, seleziona i file e poi “Elabora documenti”. L’assistente suggerirà quali informazioni aggiungere. Per i dettagli, consulta Assistente di configurazione.
- I documenti sono condivisi da tutta l’attività e quelli nuovi diventano automaticamente disponibili a tutti i dipendenti IA. Puoi disattivare l’accesso a un documento specifico nella sezione “Accesso” del dipendente: consulta Impostazioni di accesso del dipendente IA.
Da sapere
- Il Proprietario e l’Amministratore dell’attività possono caricare, sostituire ed eliminare documenti e applicare modifiche. Gli altri ruoli possono solo consultarli.
- Se un documento non concorda con la base di conoscenze, prevalgono le informazioni confermate nella base.
- I file originali sono conservati nell’archivio sicuro dell’attività.